Comment configurer Calendly pour que les clients prennent des rdv de retrait/retour en ligne

Si votre service de location fonctionne en mode InStore (chaque magasin gère son propre stock de produits), vous pourriez avoir besoin de mettre en place calendly afin que vos clients puissent réserver des créneaux de retrait et de retour de leurs produits en magasin.

Voir aussi : 

• Comment configurer les emails et SMS envoyés par Calendly
• Comment afficher les rdv client dans le RMS

TABLE DES MATIÈRES

• La prise de rdv avec Calendly
• Faire la configuration initiale du compte Calendly
  • Appairer le compte Calendly avec le RMS
• Adapter les événements configurés par défaut
• Ajuster le calendrier des disponibilités de retrait/retour

Concrètement, la prise de rdv avec Calendly a lieu après la réservation et le paiement d'une commande, dans l'écran de confirmation de commande. 

Exemple de l'intégration du calendrier calendly sur le site de Leclerc, après avoir passé une commande : 

Calendly va également permettre d'envoyer un mail de confirmation de rdv au client et au magasin et éventuellement des rappels de ce rdv selon ce que vous définissez. 

2. Si votre magasin avait déjà un compte Calendly avec l’adresse email invitée alors il est possible de se connecter directement, sinon cliquer sur English pour mettre en Français, puis sur “Inscrivez-vous” :

3. Sur l'écran d’inscription, entrer l’adresse mail (celle qui a reçu le mail d’invitation, pas une autre car sinon elle paierait son abonnement alors que c’est Lizee qui prend en charge les frais) et cliquer sur “Commencer”.

4. Valider la Politique de confidentialité et les Conditions d’utilisation et cliquer sur “Inscrivez-vous avec Google” (sinon vous pouvez cliquer en bas pour vous inscrire avec une adresse email), il vous est simplement demandé de rentrer un prénom et un nom en plus de l’adresse email. 

Nous vous recommandons de mettre le nom de votre magasin à la place du prénom et du nom.

5. Retourner dans la boîte mail qui a servi à créer le compte pour confirmer la création de votre compte :

6. Valider l’invitation envoyée par Lizee : 

7. Créer l’url des calendriers de votre magasin, nous vous recommandons de mettre le nom de votre entreprise, tiret, le nom de votre magasin ou la ville. (ex : leclerc-granville)

8. Cliquer sur “Continuer sans calendrier” : 

9. Remplir les disponibilités du calendrier (donc du service de location), les exceptions seront gérées plus tard, et cliquer sur “Continuer”.

10. A la question “Quel est votre rôle au quotidien au travail ?”, répondre “Autre” et cliquer sur “Terminer”.

11. Aller dans “Compte” > “Paramètres du compte” puis “Marque”, ajouter le logo de votre entreprise (celui dédié à la location s’il existe) et décocher la case "Image de marque Calendly" puis enregistrer.

Afin que les calendriers de retrait et de retour soient bien visibles sur le site, nous avons besoin d'appairer chaque compte magasin à notre système :

2. Choisissez "Jetons d'accès personnel" en cliquant sur "Obtenez un jeton maintenant", appelez le jeton "Lizee".

3. Copier le jeton et l'envoyer immédiatement à votre chef de projet Lizee avec le nom de votre magasin

2. Cliquer sur votre événement de retrait des produits puis sur le bloc "Quel est cet événement ?"

3. Au niveau du Lieu, cliquer sur "Modifier" puis mettre à jour le nom de votre magasin, son adresse et son numéro de téléphone et enregistrer en cliquant sur "Mettre à jour"

4. Enfin, vous pouvez modifier les instructions de retrait des produits pour votre magasin en modifiant la partie italique de la description. Soyez précis pour que les clients sachent directement où aller. N'oubliez pas d'enregistrer.

5. Cliquer sur Retour en haut à gauche de la page et faire la même chose pour le rendez-vous de retour des produits.

Chaque magasin doit définir son calendrier de disponibilité et l'appliquer aux évènements de retrait et de retour qu'on lui a assignés par défaut.

2. Puis dans “+ Nouveau Planning” et lui donner un nom type "Horaires Leclerc"

3. Les horaires qui avaient été entrés à l'étape de création du compte se retrouvent ici, il est possible de modifier à la marge pour une journée spécifique ces horaires. 

4. Si vous voulez créer des exceptions pour certaines dates définies à l'avance, cliquez sur "Ajouter une superposition de dates" sur la droite, choisissez la date et changez les horaires ou supprimez totalement l'intervalle si le magasin sera fermé ce jour-là :

5. Vous pouvez définir ce planning comme planning par défaut :

6. Et pour finir, l'attribuer à votre événement de retrait et à celui de retour des produits et surtout Enregistrer !